„Manchmal fragen mich die Leute, warum ich mich mit einer so detaillierten Planung abmühe. Meine Antwort ist einfach: Es bringt einen enormen Produktivitätsgewinn. Ich schätze, dass eine 40-Stunden-Arbeitswoche mit Time-Blocking die gleiche Menge an Leistung hervorbringt wie eine 60+-Stunden-Arbeitswoche ohne Struktur."
- Cal Newport, Autor von Deep Work
Wenn es eine Sache gibt, die man über den modernen Arbeitsplatz sagen kann, dann das: „Wenn Sie Ihren Zeitplan nicht kontrollieren, wird er Sie kontrollieren.“
Wie bringen Sie die notwendigen Übel von Meetings, E-Mails, Team-Chats und "geschäftiger Arbeit" mit konzentrierter Zeit für die Dinge in Einklang, die Ihnen wirklich wichtig sind? Da es für die meisten von uns keine Option ist, ein digitaler Einsiedler zu werden, brauchen wir konkrete Strategien, die uns helfen, uns in einer Welt zu konzentrieren, die darauf ausgerichtet ist, uns abzulenken.
Dabei helfen uns To-Do-Listen nur bedingt, denn schnell verlieren wir hier den Überblick über die wichtigen Punkte der Liste. To-Do-Listen haben also Ihre Grenzen und wir brauchen bessere Strategien, damit wir unsere Aufgaben auch zuverlässig und rechtzeitig erledigen können.
Hier kommt die 10-Teile-Woche ins Spiel. Das Modell habe ich selbst erfunden und basiert auf den Methoden Time-Blocking und Time Batching.
In diesem Blogbeitrag werde ich diese und weitere Methoden genauer unter die Lupe nehmen und explizit aufzeigen, wie sie Ihr Leben positiv verändern können.
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Methode |
Was ist das? |
Beispiel |
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Time-Blocking |
Eine Methode zur Zeitverwaltung, bei der man seine Zeit in Blöcke einteilt, die jeweils einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität gewidmet sind. |
Wenn Sie von 9 bis 11 Uhr einen Block für Projektarbeit einplanen und von 11 bis 12 Uhr einen Block für die Beantwortung von E-Mails. |
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Time-Boxing |
Eine Methode zur Begrenzung der Arbeitsdauer. |
Wenn Sie ein Projekt vor der Brust haben und sich lediglich 2 Stunden Zeit nehmen das Ergebnis fertigzustellen. |
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Task-Batching |
Eine Methode, bei der ähnliche Aufgaben gebündelt und in einem konzentrierten Zeitblock erledigt werden. |
Wenn Sie alle Ihre E-Mails gleichzeitig beantworten oder alle Anrufe auf einmal tätigen, anstatt diese Aufgaben über den Tag verteilt zu erledigen. |
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Day-Theming |
Eine Strategie, bei der jeder Tag der Woche einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Art von Aufgaben gewidmet ist. |
Wenn Sie den Montag als "Meeting-Tag", den Dienstag als "Strategietag" und den Mittwoch als "Projektausführungstag" festlegen. Oder Montag „Firma 1“ und Mittwoch „Firma 2“ widmen. |
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Die 10-Teile-Woche |
Eine Methode, die auf der Basis von Time-Blocking und Task-Batching entwickelt wurde und eine typische Woche in 10 Teile auftrennt. Erfunden von Tim Eisenreich. |
Alle Aufgaben zu einem Thema, wie beispielsweise Vertrieb werden einem oder mehreren Teilen einer Woche zugewiesen. |
Timeboxing und Timeblocking sind sich so ähnlich, dass viele denken, sie seien dasselbe. Aber es gibt einen wichtigen Unterschied.
Während es beim Time-Blocking darum geht, zu entscheiden, wann man woran arbeitet, geht es beim Time-Boxing darum, die Zeit zu begrenzen, die man mit einer Aufgabe verbringt. Sie können Timeboxing betreiben, ohne unbedingt Timeblocking zu betreiben, indem Sie sich selbst eine Obergrenze für die Zeit setzen, die Sie für eine Aufgabe aufwenden. Unabhängig davon, wann Sie mit der Arbeit beginnen. Aber Sie können nicht wirklich eine Zeitsperre einrichten, ohne auch Timeboxing zu betreiben. Wenn Sie Ihre Blöcke erstellen, legen Sie auch deren Start- und Endzeitpunkt fest.
Sie können also beides gleichzeitig verwenden, und das ist vielleicht sogar am besten so. Wenn es für Sie im Alltag aber kein Problem darstellt, was Sie wann bearbeiten, dann können Sie Timeboxing auch allein verwenden.
Soweit die Theorie. Die Königsdisziplin ist in meinen Augen jedoch die 10-Teile-Woche. Dazu komme ich ein wenig später.
Time-Blocking ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Aufgaben haben, die erledigt werden müssen, und Sie sich leicht ablenken lassen. Es ist auch hilfreich, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Tage unstrukturiert sind und Sie Schwierigkeiten haben, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.
Cal Newport, Autor des Bestsellers "Deep Work", ist ein großer Befürworter dieser Methode. Er sagt: "Die häufigste Antwort, die ich erhalte, wenn ich Menschen Frage, warum sie nicht mehr von „Deep Work“ (die Art von Arbeit, die intensive Konzentration erfordert) in ihrem Leben schaffen, ist, dass sie keine Zeit haben. Time-Blocking ist meine Antwort auf dieses Problem."
Es ist wichtig zu beachten, dass Time-Blocking Flexibilität erfordert. Es ist in Ordnung, Ihre Blöcke im Laufe des Tages anzupassen, wenn unvorhergesehene Aufgaben oder Probleme auftreten. Der Schlüssel liegt darin, den Tag mit einer klaren Vorstellung von dem zu beginnen, was erreicht werden soll, und sich so gut wie möglich an diesen Plan zu halten.
Time-Blocking ist eine sehr effektive Methode zur Steigerung der Produktivität, da sie hilft, Ablenkungen zu minimieren und den Fokus auf die Aufgabe zu lenken. Es erfordert jedoch auch Disziplin und Konsequenz. Der Schlüssel zum Erfolg beim Time-Blocking liegt in der Fähigkeit, realistische Zeitblöcke zu setzen und sich an sie zu halten. Es kann verlockend sein, einfach weiterzuarbeiten, wenn ein Zeitblock abgelaufen ist, aber es ist wichtig, Pausen einzuplanen und sich Zeit für Erholung und Entspannung zu nehmen.
Doch wie funktioniert Time-Blocking genau? Stellen Sie sich Ihren Arbeitstag als eine Reihe von ineinandergreifenden Blöcken vor. Jeder Block repräsentiert eine bestimmte Zeitspanne, die Sie einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität widmen. Dies kann alles sein, von der Beantwortung von E-Mails bis hin zur Arbeit an einem wichtigen Projekt. Der Schlüssel zu dieser Methode liegt in der festen Zuweisung von Zeitfenstern für spezifische Aufgaben, was dazu führt, dass Sie sich weniger abgelenkt fühlen und mehr erledigen können.
Ein weiterer Aspekt, der bei der Anwendung von Time-Blocking zu berücksichtigen ist, ist die Notwendigkeit, Pufferzeiten zwischen den einzelnen Blöcken einzuplanen. Diese Pufferzeiten sind dafür gedacht, unvorhergesehene Verzögerungen oder Aufgaben zu bewältigen, die länger dauern als ursprünglich geplant. Indem Sie Pufferzeiten einplanen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht ständig hinter dem Zeitplan zurückbleiben.
Es ist auch wichtig, dass Sie Ihren Energielevel während des Tages berücksichtigen. Versuchen Sie, Ihre anspruchsvollsten Aufgaben für die Zeiten zu planen, in denen Sie sich am energischsten fühlen. Für die meisten Menschen ist das in der Regel der Morgen. Aber jeder ist anders, daher ist es wichtig, dass Sie herausfinden, wann Sie am produktivsten sind.
Schließlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich an Ihren Plan halten. Es kann verlockend sein, einen Zeitblock zu überspringen oder zu verkürzen, aber das würde die gesamte Methode zunichte machen. Wie Cal Newport sagt: "Die Effektivität dieser Methode liegt im Zwang eine Entscheidung zu treffen, was wichtig ist, und diese Entscheidung dann auch zu respektieren."
Zusammengefasst ist Time-Blocking eine leistungsstarke Methode zur Steigerung Ihrer Produktivität, indem Sie Ihre Zeit effektiver nutzen, Ablenkungen minimieren und Ihre Arbeit auf die Zeiten konzentrieren, in denen Sie am produktivsten sind.
Eine Weiterentwicklung dieser Methode ist die 10-Teile-Woche weiter unten, aber eins nach dem anderen.
Task-Batching kann besonders nützlich sein, wenn Sie viele ähnliche Aufgaben haben. Indem Sie diese Aufgaben bündeln und sie in einem einzigen, konzentrierten Zeitblock erledigen, können Sie Ihre Arbeitseffizienz steigern und die mentale Erschöpfung reduzieren, die oft mit dem ständigen Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben einhergeht.
Einer Studie der University of Utah zur Folge verlieren wir 40% an Produktivität selbst durch kurze geistige Blockaden, die durch das Umschalten von Aufgaben entstehen. Das entspricht einer Arbeitszeit von 16 Stunden pro Woche, die wir zurückerobern können, wenn wir Multitasking aus unserem Arbeitsalltag streichen.
Task-Batching ist wie das Bündeln von ähnlichen Aufgaben zu einem einzigen Batch, ähnlich wie Sie es tun würden, wenn Sie eine Ladung Wäsche waschen oder einen Stapel Dokumente ablegen. Keiner von uns würde jedes Hemd einzeln waschen. Durch die Gruppierung ähnlicher Aufgaben können Sie die benötigte Zeit für das Umschalten zwischen verschiedenen Aufgaben minimieren und Ihre Produktivität maximieren.
Day-Theming kann Ihnen helfen, einen besseren Überblick über Ihre Woche zu behalten und sicherstellen, dass keine wichtigen Aufgaben unter den Tisch fallen. Indem Sie jeden Tag ein bestimmtes Thema oder einer bestimmten Art von Aufgabe widmen, können Sie Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass alle wichtigen Bereiche abgedeckt sind.
Mike Vardy, der Gründer von Productivityist, ist ein großer Befürworter von Day-Theming. Er sagt: "Mit Day-Theming können Sie sicherstellen, dass Sie immer wissen, was als nächstes kommt. Sie müssen nicht mehr entscheiden, was Sie als nächstes tun sollten, weil das Thema des Tages diese Entscheidung für Sie trifft."
Stellen Sie sich Day-Theming als eine Methode vor, um Ihre Wochenaktivitäten zu organisieren. Jeder Tag wird einem speziellen "Thema" oder einer speziellen Kategorie von Aufgaben gewidmet. Beispielsweise könnten Sie den Montag als Tag für Meetings festlegen, den Dienstag als Tag für die strategische Planung und den Mittwoch als Tag für die Ausführung von Projekten. Leider ist das häufig im Alltag nicht realisierbar. Insbesondere von Tätigkeiten die eine schnelle Reaktion auf eine Kundenanfrage erfordern. Und hier kommt nun endlich die 10-Teile-Woche ins Spiel.
Die 10-Teile-Woche ist nach dieser Einführung nun einfach erklärt. Im Grunde genommen wird eine klassische Arbeitswoche von 5 Tagen jeweils in einen Vormittag und in einen Nachmittag geteilt. Nach Adam Riese, einem bekannten Mathematiker, ergibt sich daraus die Zahl 10 bzw. 10 Teile.
Diese 10 Teile sind als 10 Zeitblöcke im Sinne des Time-Blockings zu verstehen.
Warum ist diese Vorgehensweise so viel wertvoller? Nun seien wir mal ehrlich: Die allergrößte Herausforderung beim Managen von Zeit ist schlicht und ergreifend die Tatsache, dass wir nicht wissen, wieviel Zeit wir wirklich für eine Aufgabe brauchen. Und das wird noch viel schlimmer, wenn folgende Umstände, die keine Managementmethode der Welt mitberücksichtigt, uns den Alltag noch schwieriger machen:
Nachdem wir uns hier nun einig sind, dass Zeitmanagement unbedingt die Umwelt mitberücksichtigen muss, könnte eine Woche im Sinne der 10-Teile-Woche nun folgendermaßen aussehen:
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Montag |
Dienstag |
Mittwoch |
Donnerstag |
Freitag |
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Vormittag |
Strategie |
Sales |
Projekt A |
Projekt B |
Projekt B |
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Nachmittag |
Frei |
Projekt A |
Sales |
Sales |
Frei |
Folgende Dinge gilt es bei der 10-Teile-Woche zu berücksichtigen:
Zeit Messen für Profis
Noch nie gab es ein System, dass so einfach meine eigene Arbeitszeit misst, wie die 10-Teile-Woche. Jedes Teil der Woche steht für 10% Arbeitszeit. Das heißt, wenn ich 3 Teile für Vertrieb aufwende, dann entspricht das 30% meiner Arbeitszeit. Stelle ich also fest, dass die Zeit nicht ausreicht, dann erhöhe ich meine eigenen Ressourcen bzw. meine Arbeitszeit und ergänze weitere Teile mit einem Schwerpunktthema.
Dieses Konzept ist hervorragend im Rahmen der Ressourcenplanung von Mitarbeitenden anzuwenden. Immer wieder hört man, dass jemand 50% für diese Stelle und 50% für die andere Stelle eingestellt ist. Meine Frage lautet: Ist das wirklich so? Mit der 10-Teile-Woche in Verbindung mit Day-Theming können wir das nun ganz genau bestimmen.
Schwerpunktthema
Jedes Teil der Woche hat einen klaren Schwerpunkt. Brian Tracy würde sagen, es ist genau der richtige Zeitpunkt für den Frog des Tages, sprich die Aufgabe, die für den heutigen Tag am allerwichtigsten ist. (Unter uns, das ist meistens genau die Aufgabe, die wir vor uns herschieben, weil wir nicht wissen, wie wir anfangen sollen oder weil sie unbequem ist. Genau diese Aufgaben bringen uns in der Regel am meisten nach vorne.)
Analog zu Brian Tracy könnten wir nun also sagen, wir haben durch unsere zwei Teile am Tag zwei Chancen einen Frog des Tages zu lösen. Wer der Meinung ist, er schafft mehr als zwei wichtige Dinge am Tag, belügt sich selbst.
Dr. Sahar Yousef, kognitive Neurowissenschaftlerin, sagt dazu folgendes: „Unser Gehirn funktioniert am besten, wenn wir uns auf nur eine bestimmte Aufgabe konzentrieren. Uns stehen nur begrenzte mentale Kapazitäten zur Verfügung, und unsere Aufmerksamkeitsspanne ist begrenzt.”
Alleine der Versuch mehrere unterschiedliche Dinge gleichzeitig machen zu wollen macht uns sehr unproduktiv und ineffizient.
Task-Batching als zentraler Baustein der 10-Teile-Woche
Task-Batching bringt die 10-Teile-Woche eigentlich erst so richtig in Perfektion. Mit Task-Batching habe ich es schon häufig geschafft, dass ich meine Mitarbeitenden von „ich weiß garnicht mehr, wie ich das noch alles schaffen soll“ zu „Jetzt ist mir langweilig“ transformiert habe.
Zur Erinnerung: Task-Batching ist nichts anderes als das Clustern von Aufgaben. Alle Aufgaben zu einem bestimmten Thema fasse ich in einem Cluster zusammen oder eben in ein Schwerpunktthema für meine 10-Teile-Woche. Ein Schwerpunktthema, dass so relevant ist, dass es einen Großteil meiner Arbeit ausmacht.
Die Lösung ist im Grunde genommen ganz einfach. Über eine Woche schreiben Sie sich einmal alle Aufgaben auf, die Sie verrichten. In der folgenden Woche clustern Sie die Aufgaben zu maximal 8 Fokusthemen (meistens sind es viel weniger) und legen die 10-Teile-Woche für Sich selbst oder auch ihren Mitarbeitenden fest. Zwei Teile bleiben frei. Siehe den Absatz „Freie Zeiträume“ weiter unten.
In den folgenden 3 Wochen versuchen Sie sich oder Ihr Mitarbeiter an die neue Struktur zu halten. In der Regel klappt es von Tag 1 besser als vorher, doch manchmal kann man sich auch verschätzen und es ist eine zweite Anpassung nötig. Ermutigen Sie sich selbst oder Ihre Mitarbeitenden diszipliniert an der Struktur festzuhalten.
Die Wahl der Schwerpunktthemen
Die Wahl der Schwerpunktthemen ist wie eine These zu verstehen. Die These lautet, wenn ich zwei Teile meiner Woche mit Projekt A verbringe, dann schaffe ich das. Anders formuliert: 20% meiner Zeit reichen. Wenn Sie nach einigen Wochen feststellen, dass das zu wenig oder ggf. auch zu viel ist, dann können Sie einfach ein weiteres Teil hinzufügen oder haben ein Teil für ein anderes Projekt zur Verfügung.
Disziplin
Idealerweise legen Sie einen Austauschpunkt, wie etwa ein Meeting in den Fokuszeitraum. Beispielsweise könnte das Salesmeeting am Dienstag um 09:00 Uhr sein. Nun kommt eine der schwersten umzusetzenden Punkte, der eine immense Disziplin erfordert: Alle internen Vertriebsthemen, wirklich alle internen Vertriebsthemen werden genau in diesem Zeitfenster besprochen. Keine Hat Sie oder Sie haben keinen anderen aus dem Team am Donnerstagvormittag mit einer Frage zu belästigen, wie etwa „wollen wir eigentlich den Menschen oder die Liste noch angehen oder nicht?“ Sie können sich garnicht vorstellen, wie das alle beteiligten Menschen aus dem Fokus bringt. Nichts auf der Welt zerstört ihr Unternehmen innerhalb von 5 Tagen, dass sie nicht bis zum nächsten Dienstag warten können, um diese Frage zu stellen.
Bleiben Sie auch stark, wenn eine Aufgabe für den Vertrieb in ihrem Posteingang liegt. Sie bearbeiten Diese Aufgabe erst, wenn sie wieder an ihrem Fokusthema angelangt sind.
Freie Zeiträume
Wie schon beim Time-Blocking beschrieben ist es unglaublich wichtig freie Zeiten zu definieren. Auch hier seien wir mal ehrlich. 15 Minuten Freizeit zwischen zwei Terminen? Was soll ich da denn machen? Nehmen Sie sich einen ganzen Nachmittag frei. Hier können Sie etwa 10 liegengebliebene kleinere Aufgaben erledigen oder ein großes Thema behandeln. Ansonsten haben Sie nie die Zeit ein Thema zu behandeln, das gerade drückt und keine Verzögerung verträgt. Es werden immer dinge auf der Stecke bleiben, die auch wichtig sind.
Die pure Freiheit
Nun kommt das Schönste an der 10-Teile-Woche. Wenn Sie sich diszipliniert an die 10-Teile-Woche halten, stellen Sie immer häufiger fest, dass Sie ihren Frog am vormittag vielleicht schon um 11:00 Uhr fertiggestellt haben und nun eine Stunde bis zum Mittag Zeit haben. Was Sie nun machen können? Nun alles, was Sie wollen. Das ist das verrücke dabei. Es entsteht auf einmal so viel Zeit für so viele Aufgaben, das können Sie sich gar nicht vorstellen.
Der wichtigste Punkt an dieser Stelle ist einfach der folgende. Um 13 Uhr, wenn der Nachmittag anfängt, dann gibt es einen neuen Froh zu lösen. Die Tätigkeit mit der sie in den Vormittag und die Tätigkeit mit der Sie in den Nachmittag starten. Das ist der entscheidende Punkt der gesamten Strategie.
Auch hier gilt: Wenn Sie fertig sind, dann sind sie fertig. Man muss nicht bis 16 Uhr arbeiten, nur weil die Arbeitszeit dann zu Ende ist. Bei Der Bundeswehr putzt man so lange bis die Zeit um ist, nicht, bis es sauber ist. Ist ihr Unternehmen die Bundesehr? Jetzt ist Zeit Energie zu sammeln. Energie, die so häufig nicht da ist. Energie für das nächste Thema oder das nächste Projekt. Lesen sie ein Buch oder machen Sie Sport. Das hilft ihrem Unternehmen langfristig mehr als 60 Minuten mehr arbeiten.
Durch die Kombination von Time-Blocking und Task-Batching können Sie sicherstellen, dass Sie genug Zeit haben, um sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren, und durch das Day-Theming können Sie einen klaren Überblick über Ihre Wochenplanung behalten.
Sie werden bei der Anwendung von Time-Blocking, Task-Batching und Day-Theming im Rahmen der 10-Teile-Woche Ihre Produktivität steigern, Ihr Arbeitsleben verbessern und ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben erreichen. Sie können mehr in weniger Zeit erledigen und haben am Ende des Tages das Gefühl, wirklich etwas erreicht zu haben.
Es gibt dabei viele Tools und Apps, die Ihnen bei der Umsetzung dieser Methoden helfen können. Es ist jedoch wichtig, nicht zu viele verschiedene Tools zu verwenden, da dies verwirrend sein kann. Versuchen Sie stattdessen, die Tools zu nutzen, die Sie bereits zur Verfügung haben und mit denen Sie vertraut sind.
Im Vertrieb gibt es viele sich wiederholende Tätigkeiten, die auf den ersten Blick nicht eindeutig erkennbar sind. Nehmen wir als Beispiel das Thema Telefonakquise. Theoretisch könnte man meinen, dass jeder Telefonanruf nun mal ein Anruf ist und ich clustere nun im Sinne der 10-Teile-Woche einfach das Thema Telefonakquise zusammen. Hier kann viel genauer hingeschaut werden. Wir können Telefonanrufe beispielsweise in folgende Kategorien einteilen:
Der entscheidende Punkt ist auch hier die Aufgabentypen zu clustern. So könne der Dienstagvormittag ausschließlich für Erstgespräche verwendet werden und der Mittwochnachmittag für den Follow Up bei Bestandskunden.
Auch im Vertrieb gilt: Alle Aufgaben einmal aufschreiben und definieren und anschließend im Sinne des Task-Batching clustern und die Teile in der 10-Teile-Woche definieren.
Mit diesen Methoden können Sie Ihre Routine revolutionieren und Ihr Leben verändern. Sie bieten eine klare Struktur und helfen Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten oder Hilfe bei der Umsetzung benötigen, zögern Sie nicht, mit mir in Kontakt zu treten. Ich freue mich darauf, Sie auf Ihrem Weg zu mehr Produktivität und Erfolg im Vertrieb zu begleiten.