Wie Sie durch Check-Ins Ihre Meetings effizienter gestalten

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsroutine, aber wir alle wissen, wie schnell sie ineffizient und langweilig werden können.

Wir sagen bei uns häufig: "Wir sind keine Fans von Meetings und machen sie nur, wenn es unbedingt notwendig ist. Wenn es nichts zu besprechen gibt oder wir fertig sind, dann hören wir auf."

Neben langweiligen und langen Meetings gibt es ein weiteres zentrales Problem: Pünktlich und konzentriert zu starten. Alleine hier versagen bereits nahezu alle Teams.

Glücklicherweise gibt es eine Methode namens "Check-in-Fragen", die nicht nur den Beginn von Meetings produktiver gestalten kann, sondern auch den Output deutlich erhöht.

Aber was sind sogenannte Check-in Fragen? Welche Fragen sollte man stellen und wie können sie dazu beitragen, die Teilnehmer zu motivieren und eine positive Atmosphäre zu schaffen?

In diesem Blog-Beitrag werden wir diese Fragen beantworten und Ihnen zeigen, wie Sie diese Methode in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Was ist die Check-in-Methode?

Bei der Check-In-Methode nehmen sich alle Teilnehmenden eines Meetings zu Beginn einen Moment Zeit, um „einzuchecken“ und im Meeting anzukommen, indem alle eine bestimmte Frage beantworten.

Zum Beispiel: Wenn Du eine Batterie wärst, wie geladen wärst Du heute?

Das Ganze sollte nur wenige Minuten in Anspruch nehmen. Wichtig ist, dass dabei alle zu Wort kommen und sich einbringen – wobei niemand unter Druck gesetzt werden sollte, etwas zu sagen.

Nun arbeiten Sie vielleicht in einem Umfeld, in dem es undenkbar wäre, so etwas wie ein Check-In zu Beginn eines Meetings durchzuführen. Anfänglich könnten Sie auf Ablehnung und Skepsis bei den KollegInnen stoßen. Wir empfehlen zu Beginn auf jeden Fall mit einfachen Fragen anzufangen, auf die in der Regel alle eine Antwort parat haben.

Dieser Beitrag widmet sich gezielt der Frage, warum ein Check-In sehr gut investierte Zeit ist.

Welchen Mehrwert bringt die Check-In Methode?

1) Fokus

Insbesondere bei virtuellen Meetings wissen Sie nicht, was die Teilnehmenden zuletzt erlebt haben. Vielleicht haben die Teammitglieder gerade lange konzentriert gearbeitet, es ist das sechste Treffen in Folge, oder der Postbote klingelt gerade an der Tür.

Check-in-Fragen ermöglichen es allen, ihr Gepäck abzulegen und sich auf etwas Neues - nämlich auf Ihr Meeting - zu fokussieren. Ein Check-in lässt ablenkende Gedanken und Sorgen automatisch in den Hintergrund treten und machen den Kopf frei.

Das Vorherige kann so leichter hinter sich gelassen werden, um gedanklich präsent im Hier und Jetzt zu sein.

Alleine dieser Vorteil reicht in meinen Augen schon aus, um die Check-In-Methodik anzuwenden.

2) Aktivierung

In den meisten Meetings sehen wir zwei Verhaltensweisen. Die einen, die sich viel einbringen und die anderen, die sich weniger einbringen. Doch insbesondere die Menschen, die häufig eher still sind, haben am Ende die besten Ideen.

Durch die Aktivierung aller Teilnehmenden zu Beginn eines jeden Meetings werden mögliche Ängste, einen Beitrag im Meeting zu leisten abgebaut, denn es hat ja bereits jeder auf eine Check-In-Frage geantwortet. So fällt es vielen Menschen einfacher, auch andere Dinge beizutragen. Dadurch steigt die Aktivität und Interaktion im Meeting deutlich.

3) Teamklima

Die Teilnehmenden erfahren durch die unterschiedlichen Fragetypen Dinge voneinander, die sie vielleicht vorher noch nicht wussten und lernen sich auf diese Weise (noch) besser kennen. Mehr Austausch untereinander fördert Nähe und gegenseitiges Verständnis. Und das wiederum führt zu effektiver Zusammenarbeit.

Ein Check-In trägt also dazu bei, ein Gefühl der Verbundenheit und Gemeinschaft zu erzeugen – beides wichtige Voraussetzungen für gute Zusammenarbeit. Dadurch, dass zu Beginn jeder zu Wort kommt und jeder gehört wird, entsteht ein Teamklima von Wertschätzung, Vertrauen und Respekt.

4) Arbeitsatmosphäre

Check-In-Fragen fördern eine positive Arbeitsatmosphäre, die sich zweifelsohne jeder von uns wünscht. Insbesondere wenn humorvolle und auflockernde Fragen zum Einsatz kommen (z.B. Was ist das schlechteste Geschenk, das Sie jemals erhalten haben?), entsteht häufig eine gute Stimmung im Meeting. Von Beginn an.

Forschungen zeigen, dass positive Emotionen unsere Aufmerksamkeit erweitern, d.h. wir kommen aus dem häufig festgefahrenen Tunnelblick heraus und erweitern unseren Blickwinkel. Wir denken vielseitiger und auch mal „quer“. Dadurch finden wir kreativere Lösungen.

5) Stimmungsanalyse

Führungskräfte können Check-In-Fragen auch gezielt einsetzen, um die Stimmung im Team zu testen.

Vielleicht wollten Sie gerade jemandem mehrere neue Projekte zuweisen oder vielleicht steht auch einmal schärfere Kritik an. Doch bei der Check-in-Frage erfahren Sie nun, dass die Person einen schrecklichen Tag hatte, eine familiäre Notsituation überstehen muss oder mit anderen Problemen zu kämpfen hat.

Dieser zusätzliche Kontext hilft bei der Entscheidung, ob die Projekte sofort in Angriff genommen werden müssen oder ob Sie und die Kritik warten können.

In welchen Meetings macht die Check-In-Methode Sinn?

Nichts, was Sie hier lesen, ist neu. Den Ursprung der Check-In-Methode finden sie in agilen Teams, wo sie eine große Beliebtheit genießt. Aber auch außerhalb der agilen Arbeitswelt ist die Check-In-Methode wunderbar anwendbar. Wir nutzen die Check-In-Methode mittlerweile beispielsweise in sämtlichen Teammeetings und Workshops.

1) Präsenzmeetings

Insbesondere Präsenzmeetings mit weniger als 7 Teilnehmenden eignen sich hervorragend für Check-In-Fragen. Unter uns: Größer sollte ein Team auch nicht sein, denn Studien zeigen, dass die Leistung von Teams größer als 7 drastisch abnimmt. Passen Sie hier unbedingt auf, dass Ihre Teams nicht zu groß werden.

Ich empfehle Ihnen sowohl eine Check-In als auch eine Check-Out Frage als allgemeinen Agenda Punkt aufzunehmen. So haben Sie es auch selbst immer im Blick.

2) Digitale Meetings

Besonders im digitalen Raum ist es wichtig, sich die Zeit für Small Talk zu nehmen. In Online-Meetings geht häufig das Zwischenmenschliche verloren, weil wenig Zeit bleibt, sich über persönliche Hintergründe auszutauschen.

Anders als in Präsenzmeetings ist man in digitalen Meetings nur einen Klick oder einen Postboten entfernt vom letzten Gespräch und hat kaum Gelegenheit, die gerade erlebte Situation hinter sich zu lassen und sich auf die nächste zu fokussieren.

Wie in Präsenzmeetings sollten Sie allerdings auch hier darauf achten, dass die Zahl der Teilnehmenden nicht zu groß wird, sonst dauert es zu lange.

3) Workshops

Auch im Lernkontext wie in Trainings, Workshop oder Seminaren bietet sich ein Check-In an, um das Energielevel von Beginn an hochzuhalten. Ich kenne sogar ProfessorInnen, die in Vorlesungen an der Uni mit kleinen Gruppen bis 12 Teilnehmende Check-In Fragen nutzen.

In meinen Augen absolut smart, denn auch in diesem Umfeld haben die Studierenden mit Fokus und Konzentration zu kämpfen. Nach einer Check-In Frage sind die Teilnehmenden an ihren Workshops wacher und somit besser bei der Sache, wenn sie zuvor schon mal kräftig gelacht oder sich kreative Antworten ausgedacht haben.

4) Sonstige Zusammenkünfte

Grundsätzlich bietet sich eigentlich jede Gelegenheit an, um die Check-In-Methode anzuwenden. Ich habe einmal erlebt, wie auf einer Party ein introvertierter Gast mit der Methode versucht hat, ins Gespräch zu kommen. Es hat wunderbar geklappt und keiner hätte je gedacht, dass der Gast eigentlich introvertiert sei. Spannend oder?

Wie gelingt ein Check-In?

Hier sind drei Tipps, damit der Check-In richtig gut gelingt:

1) Erklären Sie die Methodik

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden verstehen, was ein Check-In ist und warum das wichtig ist. Wenn Sie die Check-In-Methode also gemeinsam mit ihrem Team zum ersten Mal ausprobieren wollen, dann nehmen Sie sich zuvor ein paar Minuten Zeit, um die Methode zu erklären.

Erzählen Sie einfach in kurzen Sätzen, wie ein Check-In zu einer produktiveren und positiveren Gesprächsatmosphäre beitragen kann.

Wenn der Sinn verstanden ist, wird es allen leichter fallen, sich darauf einzulassen.

2) In der Kürze liegt die Würze

Die Gefahr bei der Check-In-Methodik kann in der Tat sein, dass sie schlicht zu lange dauert. Geben Sie zu Beginn bewusst mit, dass es sich hier bitte um kurze und knackige Antworten handeln soll. Geben Sie hier einen Rahmen vor, der sagt nicht länger als eine Minute oder in weniger als drei Sätzen.

Das wird Ihren Mitarbeitenden dabei helfen, Ihre Erwartungshaltung gerecht zu werden. Sie sind schließlich immer noch die Führungskraft und egal bei welchem Führungsstil Sie sich selbst sehen. Menschen neigen dazu, alles richtig zu machen und das ist auch gut so. Helfen Sie Ihren Mitarbeitenden dabei, indem Sie Ihre Erwartungshaltung klar aufzeigen.

3) Wer darf zuerst?

Manchmal ist es ratsam, sich im Vorfeld Gedanken über die Reihenfolge zu machen – insbesondere in virtuellen Meetings. Damit werden die typischen Leerlaufzeiten reduziert, in der unklar bleibt, wer als nächstes an der Reihe ist.

Im virtuellen Räumen mit vielen Teilnehmenden ist es mitunter gar nicht so einfach, diese Leerlaufzeiten zu vermeiden und das nervt in der Regel alle Beteiligten. Sie könnten hier als Moderator fungieren und die Personen nacheinander aufrufen oder derjenige, der gerade dran war, nominiert die nächste Person.

4) Welche Frage?

Ich werde häufig gefragt, welche Frage für welche Situation am besten ist. Nun, wenn ich ganz ehrlich bin: Das ist am Anfang nicht so wichtig. Sie erhalten nach ein paar Wochen ein gutes Gefühl für gute und schlechte Fragen. Später erhalten Sie sogar ein richtiges Gespür dafür und können Ihre Fragen passend zum Meeting Thema wählen. Schauen Sie sich gerne im nächsten Abschnitt die unterschiedlichen Fragetypen an. Meine Lieblingsfragen sind Icebreaker-Fragen.

Beispiel: Was haben Sie das letzte Mal zum ersten Mal gemacht?

Eine wirklich großartige Frage.

Was sind gute Check-In-Fragen?

Es gibt die unterschiedlichsten Fragen für die unterschiedlichsten Situationen. Für den Start empfehle ich, Fragen zu wählen, die sich einfach gut anfühlen. Während Icebreaker Fragen eher humorvoll sind, gibt es auch ernst gemeinte Fragen für Teammeetings. Ich für meinen Teil frage so gut wie immer Icebreaker-Fragen, denn Spaß bei der Arbeit muss einfach sein.

Beispiele für Icebreaker Fragen

Icebreaker-Fragen sind eine Art von Check-in-Frage, die verwendet werden kann, um Partizipation und Kreativität zu fördern. Sie eignen sich besonders gut für Meetings, bei denen das Team oder die Teilnehmer sich noch nicht kennen. Einige Beispiele für Icebreaker-Fragen sind:

• Was hast Du das letzte Mal, zum ersten Mal gemacht?
• Stell dir vor, du hättest eine Zeitmaschine. Was wird dein zukünftiges Ich dir raten?
• Stell dir vor, du hast mir gerade ein Wahrheitsserum gegeben. Was ist die erste Frage, die du stellst?
• Wenn du alles ausprobieren könntest, ohne dass es Konsequenzen hätte, was würdest du ausprobieren?
• Was hat dir in letzter Zeit am meisten Spaß bei der Arbeit gemacht?
• Beschreibe deinen Traumausflug zur Teambildung.
• Wenn wir in einer dieser geheimen Chef-geht-undercover-Reality-Shows wären, was denkst du, wären die Highlights dieser Woche?
• Was ist der zufälligste Gedanke, den du diese Woche bei der Arbeit hattest?
• Erzähle einen Witz, von dem du denkst, dass deine Kollegen ihn lustig finden könnten.
• Erzähle eine faszinierende Tatsache, von der du denkst, dass sie deine Kollegen interessieren könnte.
• Auf einer Skala von eins bis YouTube-Katzenvideos, wie produktiv warst du diese Woche bei der Arbeit?
• Was ist eine zufällige Statistik, die du gerne über dieses Unternehmen erfahren würdest?
• Welche zufällige Tatsache würdest du gerne über deine Kolleginnen und Kollegen erfahren?
• Wenn du plötzlich für einen Tag zum CEO des Unternehmens befördert würdest, was wäre die erste Änderung, die du vornehmen würdest?
• Wenn du dich einen Tag lang als ein anderer Mitarbeiter ausgeben könntest, wen würdest du wählen und warum?
• Wenn du ein Geheimnis erfahren könntest, welches wäre es und warum?
• Was war das Beste an deinem Tag heute?
• Welches Lied oder welche Musik hast du kürzlich gehört?
• Teile eine Erfahrung oder Leistung, auf die du stolz bist.
• Nenne eine Sache, die dir in den letzten Tagen Frust bereitet hat.
• Wenn du ein Tier wärst, welches wärst du und warum?
• Teile eine peinliche Erfahrung, die du gemacht hast.
• Wenn du die Wahl hättest, in eine andere Zeitperiode zu reisen, wohin würdest du gehen?

Beispielfragen für Daily Stand Ups

Wenn Sie lieber zielgerichtete Fragen für Ihr Daily nutzen wollen, dann finden Sie hier einige Beispiele (Natürlich können auch jederzeit Icebreaker Fragen zum Einsatz kommen):

• Was ist dein Frog des Tages? (Inspiriert durch das Buch Eat the Frog von Brian Tracy)
• Was ist die größte Veränderung seit gestern?
• Was ist die Priorität für heute?
• Was ist dein Ziel für heute?
• Wie kann das Team dir helfen, deine Ziele zu erreichen?
• Worauf freust du dich heute am meisten?
• Wovor fürchtest du dich heute am meisten?
• Wie fühlst du dich heute?
• Wie ist der Tag bisher verlaufen?
• Wie wirst du dich heute konzentrieren?
• Was wirst du heute tun, um auf dich aufzupassen?
• Was hast du dir für den heutigen Tag vorgenommen?
• Was kann der/die Manager/in heute tun, um dir zu helfen?
• Welche Ressourcen oder Hilfsmittel wirst du heute brauchen?
• Was ist deine wichtigste Frage des Tages? Was ist die Herausforderung des Tages?
• Welche Hindernisse siehst du für den Tag voraus?
• Was sind drei Fähigkeiten, die du heute üben kannst?
• Wem kannst du heute helfen?
• Wer kann dir heute helfen?
• Welche gute Tat kannst du heute für einen Kollegen oder eine Kollegin tun?
• Was würde deinen Tag heute aufhellen?
• Was willst du heute erreichen?
• Wie wirst du den heutigen Tag besser beenden, als du ihn begonnen hast?

Beispielfragen für Teambesprechungen

Hier finden Sie ein paar Beispiele für zielgerichtete Check-In Fragen bei Teambesprechungen:

• Wie voll ist dein Terminkalender im Moment (in Prozent)?
• Was läuft im Moment gut bei der Arbeit? Was nicht?
• Wie sieht es diese Woche mit deiner Work-Life-Balance aus?
• Was hat dir in diesem Monat Freude bereitet?
• Wer ist jemand, der dich diese Woche inspiriert hat?
• Welche Talente hast du, die du bei der Arbeit nicht einsetzt?
• Was ist etwas, das du tust, um Stress abzubauen?
• Was würdest du an unserer Organisation ändern?
• Was gefällt dir am besten an unserem Team?
• Wenn du einen Arbeitstag pro Woche damit verbringen könntest, zu arbeiten, woran du willst, was wäre das?

Beispielfragen für ein Projektmeeting

Hier finden Sie ein paar Beispiele für zielgerichtete Check-In Fragen bei Projektmeetings:

• Wie werdet ihr den Erfolg eures Teils des Projekts messen?
• Siehst du irgendwelche Hindernisse bei der Erbringung deiner Leistungen voraus?
• Welche Bedenken hast du bezüglich des Projekts?
• Was reizt dich an diesem Projekt?
• Was brauchst du von mir als Projektmanager, um dieses Projekt erfolgreich abzuschließen?

Beispielfragen für Kinder

Auch mit Kindern und im Alltag können Check-In Fragen genutzt werden. Hier finden Sie einige Beispiele für Ihre Kinder:

• Wie fühlst du dich in diesem Moment?
• Wie geht es dir mit deinen Gefühlen?
• Was hast du gestern gelernt?
• Was möchtest du heute lernen?
• Welche Herausforderung hattest du diese Woche?
• Worauf bist du in dieser Woche am stolzesten? Worauf freust du dich diese Woche am meisten?
• Mit welchem neuen Klassenkameraden hast du diese Woche zusammengearbeitet?
• Mit welchem Mitschüler würdest du diese Woche gerne sprechen? Was war bisher dein größter Erfolg in dieser Woche?
• Wenn du eine Zeitmaschine hättest, was würdest du über die nächste Woche wissen wollen?
• Was ist eine Sache, die du diese Woche nicht so gut gemacht hast?
• Was ist ein Thema, das du nicht verstehst?
• Was ist eine Frage, die du schon immer mal stellen wolltest?
• Was ist das Coolste, was diese Woche passiert ist?
• Nenne eine positive Sache, die diese Woche außerhalb der Schule passiert ist.
• Was ist derzeit deine größte Stärke?
• Wo kannst du dich am meisten verbessern?
• Wer hat dir kürzlich geholfen? Wem hast du kürzlich geholfen?
• Was hoffst du zu erreichen, bevor das Schuljahr endet?
• Was ist ein Konzept, das du der Klasse gerne erklärst?
• Was ist etwas, das du auffrischen möchtest?

Check-In Generatoren

Es gibt auch Tools und Plattformen, die Ihnen bei der Generierung von Check-In-Fragen behilflich sein können, wie beispielsweise auf www.checkin-generator.de. Mit einem Klick können Sie eine neue Frage generieren, ganz simpel.

Und wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie trotz der aufgeführten Strategien, Tools und Beispiel-Fragen immer noch Schwierigkeiten haben, effektive Check-In-Fragen zu formulieren, dann können Sie sich stets auf ChatGPT verlassen. Diese künstliche Intelligenz basierte Lösung kann Ihnen dabei helfen, maßgeschneiderte und relevante Fragen zu generieren, die das Engagement und den Austausch in Ihren Sitzungen erhöhen. Mit der Unterstützung von ChatGPT können Sie sicherstellen, dass Ihre Check-Ins immer frisch, interessant und effektiv sind.

Profis stellen auch eine Check-Out Frage

Wie der Name schon sagt, können Sie natürlich auch zum Schluss noch eine Check-Out-Frage stellen. Das ist grundsätzlich immer ein schöner Abschluss und rundet Ihr Teammeeting ab. Ihr Team wird dann den Raum mit einem Lächeln verlassen und kann sich nun besser auf das nächste Meeting oder die nächste Aufgabe konzentrieren. Toller Nebeneffekt: Ihr Team wird Ihre Meetings grundsätzlich positiver wahrnehmen und das soll schon was heißen, bedenke man den grundsätzlich negativen Ruf von Meetings.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass die Check-In-Methode ein spannendes und nützliches Werkzeug ist, um den Austausch und die Zusammenarbeit in Meetings zu verbessern. Sie ermöglicht es den Teilnehmern, sich auf eine persönliche und authentische Weise einzubringen, und fördert gleichzeitig eine positive und produktive Atmosphäre. Der Einsatz von Check-In-Fragen oder Icebreaker-Fragen kann helfen, die Kreativität zu stimulieren und eine offene Kommunikation zu fördern. Egal, ob Sie in einem agilen Team arbeiten oder einfach nur nach Möglichkeiten suchen, Ihre Meetings effektiver zu gestalten, die Check-In-Methode ist eine Überlegung wert.

Da Meetings grundsätzlichen einen negativen Ruf haben, können Sie sich vielleicht einmal das Ziel setzen, den Menschen im Raum eine tolle Zeit zu geben. Sie als Führungskraft sind der Moderator oder die Moderatorin und haben somit alle Zügel in der Hand, um dieses Ziel erreichen zu können. Meetings müssen nicht trocken, stumpf, lange und langweilig sein. Starten Sie mit einer Check-In Frage und hören Sie mit einer Check-Out Frage auf.

Das ist der Start für ein tolles Meeting. Ein Meeting, wo Ihre Mitarbeitenden heraus gehen und sagen, das war mal ein tolles Meeting. Das gibt es wirklich.

Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile selbst!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.