Die Top 7 Vorteile bei der Arbeit mit einem CRM-System

Sind Sie im Vertrieb tätig und suchen nach Möglichkeiten, Ihre Effizienz zu steigern? Ein Customer-Relationship-Management (CRM)-System könnte die Antwort sein.

CRM-Systeme sollen Unternehmen dabei helfen, Kundendaten zu verwalten, Prozesse zu rationalisieren und die allgemeine Produktivität zu steigern.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die 7 wichtigsten Vorteile der Arbeit mit einem CRM-System im Vertrieb vor.

Von einem verbesserten Kundenservice bis hin zu einer gesteigerten Vertriebseffizienz und besseren Analysen - es gibt viele Vorteile, die sich aus der Verwendung eines solchen leistungsstarken Tools ergeben. Lassen Sie uns also in die Details eintauchen und sehen, was ein CRM-System zu einem unschätzbaren Vorteil für jedes Unternehmen macht!

#1 Anruferkennung

Sind CRM und Telefonanlage vernünftig eingerichtet, dann können Sie mit einer Anruferkennung einiges aus Ihrem Vertrieb herausholen.

Wieso ist die stinknormale Anruferkennung so wertvoll für Ihren Vertrieb?

Das Grundprinzip der Anruferkennung als solches haben wir alle mit unseren Smartphones bereits in unseren Alltag integriert. In der Regel wissen wir, wer uns auf dem Smartphone anruft, sofern wir die Nummer eingespeichert haben.

Unbewusst hat sich in den letzten Jahren dahingehend nun auch die Begrüßung komplett verändert und ist viel persönlicher geworden.

Mit Anruferkennung: Moin, Helmut. Schön, dass du anrufst.

Ohne Anruferkennung: Tim Eisenreich hier, guten Tag.

Übertragen wir diese Situation nun auf ein Unternehmen, können wir uns die Anruferkennung zu Nutze machen.

Ohne Anruferkennung:

Karow & Eisenreich Consulting, Tim Eisenreich hier, was darf ich für Sie tun?

Mit Anruferkennung:

Hallo Herr Meier, an Sie habe ich neulich schon gedacht, wie gehts den Kindern?

oder

Hallo Herr Meier, Sie rufen bestimmt wegen unseres Angebots an. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?

Mit dem verbundenen CRM-System wird nicht nur der Name der anrufenden Person angezeigt, sondern auch der Kontakt im System aufgerufen. Mit einem gut gepflegten CRM kann dein Mitarbeiter dann direkt einen wichtigen Punkt aufgreifen, der die Begrüßung auf diese Weise sehr wertschätzend gestalten kann.

Das setzt natürlich ein gutes System und eine gute Schulung für deine Mitarbeitenden voraus.

#2 Dokumentation der Kundenbeziehungen

Es ist sehr wichtig gute Beziehungen zu unseren Kunden aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Doch die herkömmlichen Wege wie Excel Tabellen oder Listen reichen heutzutage einfach nicht mehr aus, um dieses Ziel zu erreichen.

Ein optimaler Ersatz für die alte Exceltabelle ist ein CRM-System. Hier können wir unsere Kundenbeziehungen systematisch pflegen und gezielte Maßnahmen und Strategien vorantreiben.

Hier sind einige positive Effekte, die sich daraus ergeben:

1. Verbesserte Kundenbetreuung: Kundendaten werden in Echtzeit aktualisiert. Alle Mitarbeitenden im Vertrieb, Marketing und Kundenservice haben somit gleichzeitig immer die neuesten Informationen, um schnell und effektiv auf Kundennachfragen reagieren zu können.

2. Personalisierter Kundenservice: Die Kundendokumentation bietet einen umfassenden Überblick über die Historie sämtlicher Interaktionen (E-Mails, Angebote, Telefongespräche etc.) mit den einzelnen Kunden. So kann die Kundenbeziehung sehr personalisiert und wertschätzend gestaltet werden.

3. Bessere Entscheidungsfindung: Mit einer zentralen Plattform, auf der alle Kundendaten gespeichert sind, können schnell und einfach Einblicke in den Kundenstamm sowie die Vorlieben und Wünsche der Kunden gewonnen werden. Diese Informationen können genutzt werden, um fundierte Entscheidungen und Strategien zu entwickeln. Sowohl im Marketing als auch im Vertrieb.

Wenn Sie Ihre Kundenkommunikation noch nicht dokumentieren, dann sollten Sie das unbedingt in Erwägung ziehen. Idealerweise mit einem CRM-System.

#3 Follow Up mit Terminerinnerung

Follow-Up ist eine der wichtigsten Vertriebstaktiken überhaupt. Indem Unternehmen ein CRM-System nutzen, wird Follow-Up zum Kinderspiel. Es erhöht sofort die Kundenbindung und vor allem steigt die Abschlussquote drastisch.

Hier sind drei positive Effekte von Follow-Up mit einem CRM-System:

1. Bessere Nachverfolgung: Ein CRM-System bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Kundendaten gespeichert sind, einschließlich des Verlaufs aller Interaktionen mit allen Kunden bzw. potenziellen Kunden. Dadurch ist es einfacher, Follow-Up-Aktivitäten zu planen und auch zu automatisieren. Dadurch wird immens Zeit gespart und die Effektivität gesteigert. Zumal es in den meisten Firmen kein CRM gibt wird häufig überhaupt erstmalig Follow-Up betrieben. Allein das führt schon zu einem Umsatzwachstum.

2. Personalisierter Follow-up: Kunden haben unterschiedliche Bedürfnisse, Präferenzen und Kaufzyklen. Ein CRM-System kann genutzt werden, um Kunden in Gruppen zu segmentieren und diese gezielt anzusprechen. Indem das CRM-System Follow-Up-Aktivitäten automatisiert, können beispielsweise mit personalisierten E-Mails die Chancen auf eine Reaktion durch den potenziellen Kunden drastisch gesteigert werden. Damit steigen die Abschlussquote und der Umsatz.

3. Maximale Transparenz: Mit einem CRM-System können Unternehmen automatisiert Berichte erstellen. Das bietet gleichzeitig eine gute Übersicht der wichtigsten KPIs und identifiziert Verbesserungspotential bei den durchgeführten Aktivitäten der Mitarbeitenden. Aufbauend können gezielte Schulungen für die Optimierung der Aktivitäten durchgeführt werden. Das macht nicht nur den Mitarbeitenden Spaß, weil sie dadurch viel besser werden, auch die Ergebnisse steigen stark an. Auch hier haben wir mehr Umsatz, aber auch mehr Spaß im Unternehmen.

Wenn Sie Follow-Up-Strategien noch nicht in Ihrem Vertrieb nutzen, dann sollten Sie das unbedingt in Erwägung ziehen. Idealerweise mit einem CRM-System.

#4 Kundensegmentierung

Das Wissen um die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppe ist entscheidend für ihren Unternehmenserfolg. Mit Kundensegmentierung durch ein CRM-System können Sie ihre Zielgruppe an unterschiedlichen Punkten abholen und mit Ihren Texten und Produkten ins Herz treffen.

Hier sind drei positive Effekte für Kundensegmentierung mit einem CRM-System:

1. Personalisierung von Marketingbotschaften: Durch die Kundensegmentierung können spezifische Marketingbotschaften an spezifische Kundensegmente gesendet werden. Dadurch wird die Chance erhöht, dass ein Kunde auf die Nachricht reagiert, da die Botschaft relevanter für ihn ist.

1. Verbesserte Kundenbetreuung: Ein CRM-System mit Kundensegmentierung ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden Ihre Kunden effektiver zu betreuen, indem spezifische Informationen an eine spezifische Kundengruppe gesendet werden können. Als Folge können individuelle Lösungen angeboten werden, die die Kundenzufriedenheit massiv erhöhen. Keiner möchte ein Angebot für eine Kreuzfahrt erhalten, wenn er gerade auf einer Kreuzfahrt ist. Eine Woche später? Auf jeden Fall.

1. Erhöhte Kundenbindung: Durch Segmentierung und Personalisierung verbessert sich die allgemeine Erfahrung, die Kunden mit einem Unternehmen. Das kann vor allem dazu beitragen, dass Kunden sich stärker mit einem Unternehmen verbunden fühlen. Das wiederum führt zu höherer Kundenbindung und Wiederholungskäufen.

Wenn Sie Kundensegmentierung noch nicht in Ihrem Unternehmen einsetzen, dann sollten Sie das unbedingt in Erwägung ziehen. Idealerweise mit einem CRM-System.

#5 Marketing und Vertrieb vereint

Ihr Vertrieb wird erst dann so richtig erfolgreich, wenn die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb effektiv ist. Ein CRM-System kann diese Zusammenarbeit unterstützen und verbessern.

Hier sind einige positive Effekte, die sich daraus ergeben:

1. Bessere Zielgruppenanalyse: Durch enge Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing können Sie eine optimale Zielgruppenanalyse durchführen. Ein CRM-System kann positiv dazu beitragen, um spezifische Merkmale von Zielgruppen besser zu verstehen und somit spezifischeres Marketingmaterial und individuelle Verkaufsstrategien zu erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abgestimmt sind.

1. Personalisierte Kundenbetreuung: Ein CRM-System ermöglicht die Erstellung von Profilen auf Basis von Kundendaten - sogenannten Avataren. Aufgrund der Datenbasis sind diese Avatare allerdings sehr genau und können dann sowohl im Vertrieb als auch im Marketing eingesetzt werden. Durch den ständigen Austausch von Informationen zwischen Vertrieb und Marketing können Kunden besser betreut werden, da beide Teams sie besser verstehen und individuelle Angebote erstellen können.

1. Mehr Umsätze: Ein effektives Zusammenspiel von Vertrieb und Marketing führt zweifelsohne zu einer höheren Abschlussquote und mehr Umsatz. Durch die Nutzung eines CRM-Systems wird die Effektivität von Marketing- und Vertriebsaktionen gesteigert, da beide Teams Zugriff auf die gleichen Informationen haben.

Wenn Sie die positiven Effekte beim Zusammenspiel von Marketing und Vertrieb noch nicht in Ihrem Unternehmen für Sie einsetzen, dann solltest Sie das unbedingt in Erwägung ziehen. Idealerweise mit einem CRM-System.

#6 KPIs sichtbar machen

Mithilfe eines CRM, dass idealerweise Marketing und Vertrieb verbindet können bisher ungeahnte Kennzahlen einfach sichtbar gemacht werden.

Hier sind einige positive Effekte, die sich daraus ergeben:

1. CEO-Dashboard: Erstellte Berichte zu den wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens können automatisch per E-Mail versendet werden. Egal ob täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Aufwendig aufbereitete Exceltabellen werden ab sofort automatisch erstellt und ins eigene Postfach geliefert.

1. KPI im Vertrieb: Erhalte einen kompletten Überblick sämtlicher Vertriebsaktivitäten deines Unternehmens. Wie viele Anrufe wurden getätigt? Wie viele Kunden besucht? Wie zufrieden sind die Kunden? Alles in einem Dashboard. Übersichtlich und bei Bedarf auch regelmäßig und automatisiert im E-Mail-Postfach.

1. KPI im Marketing: Alle Marketingkanäle und alle Marketingbemühungen können an einem Ort Plattformübergreifend von Google bis LinkedIn aufbereitet und analysiert werden. So eine Transparenz über die eigenen Marketingaktivitäten haben die meisten Unternehmen noch nie gesehen.

Die Zeitersparnis beim Erstellen der relevanten Kennzahlen bringen Sie auf die Überholspur.

Wenn Sie bisher kein CRM-System haben, dann sollten Sie das spätestens jetzt unbedingt in Erwägung ziehen.

#7 Automatisierungen

Alle unsere Kunden nutzen schon heute die Macht von Automatisierungen mithilfe eines CRM-Systems. Aus diesem Grund haben sie mehr Zeit sich mit anderen Dingen wie einfachen wiederholbaren Aufgaben zu beschäftigen.

Hier sind einige positive Effekte, die sich daraus ergeben:

1. Verbesserte Produktivität: Durch das automatische Abarbeiten von bestimmten Aufgaben und Prozessen wird die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden im Vertrieb reduziert, sodass mit überdurchschnittlich vielen Unternehmen Kontakt aufgenommen werden kann. Das führt direkt zu mehr Umsatz bei weniger Personaleinsatz.

1. Schnelles Onboarding: E-Mails mit Aufforderungen oder Informationen können automatisiert an Ihre Neukunden gesendet werden. Alles sieht so aus, als ob Sie es persönlich geschrieben hättest. Das führt zu sehr hoher Kundenzufriedenheit und sehr wenig Arbeit für Sie.

1. Unfairer Vorteil: Wenn Sie mit jemanden telefonieren, bekommen Sie eine Nachricht, dass der Mensch jetzt gerade auf Ihrer Webseite ist und sehen, was er sich ansieht. Währenddessen trägt sich ein weiterer potentieller Kunde bei Ihnen in Ihrem Terminbuchungstool ein, welche mit ihrem Kalender synchronisiert ist und automatisch freie Zeiten erkennt. Der Chatbot hilft automatisiert einem Kunden bei einer Frage und Sie sehen bei jedem Kunden welche E-Mail er geöffnet hat und welche nicht, welchen Button er geklickt hat und welche Broschüre er sicher heruntergeladen hat. Alles aus einem System heraus.

Wie soll Ihr Wettbewerb bei Ihnen mithalten können, wenn Sie diese Prozesse bei Ihnen in der Firma implementiert haben?

Wenn Sie bisher kein CRM-System haben, dann sollten Sie das spätestens jetzt unbedingt in Erwägung ziehen.